Семинары & Тренинги & Индивидуальные занятия Нижний Новгород, тел.8-902-306-57-08,(8312)28-28-37, slavazuev@yandex.ru "Книга для сотрудников"Нужна ли она и что должны знать работники о компании? Если сотрудник знает, что хочет от него компания, ему легче компании это предоставить. Пустоты в природе не существует. Как только сотрудники перестают понимать, что происходит в компании и почему, область непонимания заполняется домыслами, не всегда лестными для компании и полезными для общей работы. "Новички" проходят через адаптационный период, и без должным образом структурированной информации ощущают себя как домашнее животное, заброшенное в джунгли. Усилия, которые могли бы быть потрачены на работу, тратятся на поиск тропинки. "Старички" ориентируются в компании настолько хорошо, что, казалось бы, в инструкциях не нуждаются - достаточно неписаных, передающихся из уст в уста правил. А если в эти правила вкралась ошибка, то она будет непременно растиражирована. Локальные нормативные документы и должностные инструкции в компаниях существуют не только потому, что этого требует трудовое законодательство. Должностные инструкции, наравне с политиками, правилами, положениями, приказами, существующими в организации, служат для того, чтобы руководство предоставило сотрудникам информацию о своей позиции, пожеланиях, ожиданиях. Как только руководство осознает, что сотрудник не может выполнить должным образом задание, о котором он не знает, и не в состоянии предугадать скрытые пожелания руководства, отношение к внутренним документам станет серьезным и осмысленным. Должностные инструкции передают информацию о том, как сотрудник должен работать. Но ведь существует огромный объем информации, без которой, казалось бы, можно работать. Но работать эффективно, уверяю вас, нельзя. К такой информации относятся история компании (каждый хочет понимать, где он находится, каждый контактирует с внешним миром и должен передавать адекватную информацию о своей организации); схема расположения основных подразделений и вспомогательных помещений (если компания располагается на значительной площади); правила работы с Интернетом и отправки факсов (самостоятельно или можно поручить секретарю); инструкции по пользованию телефонной станцией; внешний вид рабочей документации (фирменные бланки, форматы отчетов и заявлений, служебных записок) и многое другое. Недостаток информации, впрочем, как и ее избыток, порождают хаос. Поэтому перед компаниями стоит задача не только подготовить информацию, но и предоставить ее в структурированном, удобном для восприятия виде. Во многих западных организациях существуют книги для сотрудников (Employee Handbook), в которых собраны основные правила, принятые в организации, требования к сотрудникам, пожелания руководства; представлена информация об истории и сфере деятельности организации. Цель такого документа - предоставление информации сотрудникам и как результат - создание базы для нормальных коммуникаций. В последнее время все большее число российских компаний также занимаются созданием книги для сотрудников. Приведу в качестве примера структуру книги, над которой я работала во время стажировки в американской юридической фирме с численностью персонала 900 человек и филиалами в трех городах. Главная идея: сделать функциональную, "древовидную" структуру Книги. Такая структура позволяет быстро найти необходимую информацию и обеспечит удобство пользования Книгой в варианте Интернет. Твердую копию рекомендуется упаковать в файл-регистратор, чтобы сохранялась возможность быстро заменять части Книги (в случае изменения правил компании) и добавлять новые части. Employee Handbook (книга для персонала, справочник сотрудника) Главные разделы Employee Handbook:
Информация, имеющая общее назначение (относящаяся ко всем филиалам компании), должна быть выделена как "Компания"; специфическая информация (касающаяся отдельных филиалов) - "Филиал А (В, С)". Книга для персонала (за исключением введения) должна быть написана кратко и точно, помогая сотруднику сконцентрироваться на наиболее важных моментах. Решение о стиле книги должно быть принято совместно сотрудниками, создающими Employee Handbook. Задача редактирующего - обеспечить, чтобы стиль изложения книги был одинаковым для всех разделов. Каждая часть может начинаться с небольшой "декларации". Например, "Правила работы и инструкции": "... Мы являемся представителями компании, и наш профессионализм отражается в наших повседневных действиях, в том как мы обращаемся друг к другу, как одеваемся, как содержим свои рабочие места, как исполняем инструкции, как планируем работу и т.п." Раздел I.Введение, основные политики и процедуры компании.1. Введение. Должно содержать краткую информацию о компании, обеспечивающую общее благоприятное впечатление. Введение должно быть емким, но настолько доступным, чтобы любой сотрудник мог понять, запомнить и передать положительное отношение к компании. Содержит:
2. Основные политики компании (необходимо выбрать наиболее важные и привлечь внимание сотрудника). Содержит:
3. Процедуры компании (наиболее важные процедуры, которые должны объясняться каждому сотруднику). Содержит:
Раздел II.Правила работы и инструкции(возможно начать раздел с небольшого введения, включая информацию об ответственности сотрудника) 1. Правила и расписание работы. Должны быть краткими и точными, содержать поменьше общих слов и побольше фактической информации. Содержит:
2. Телефоны и компьютеры (только наиболее важная информация, не должно быть инструкций по использованию). Содержит:
3. Сервисная поддержка и местоположение (другие советы, общие правила, нахождение). Содержит:
Раздел III.Вознаграждение(зарплата + бонусы + бенефиты) 1. Оклад:
2. Премии:
3. Бенефиты:
4. Компенсации при выходе на пенсию:
5. Возмещение затрат:
|